Optymalizacja kosztów firmy - krok po kroku

Strategia polegająca na pilnowaniu poziomu kosztów prowadzenia działalności, będzie się sprawdzała w każdym typie przedsiębiorstwa bez względu na jego wielkość. Koszty, jeżeli tylko nie wynikają z niedających się zmodyfikować zobowiązań, można i należy optymalizować.

Każdorazowy proces optymalizacyjny należy poprzedzić audytem, nawet w wykonaniu siłami własnymi. Należy zidentyfikować te obszary działalności w których optymalizacja jest możliwa, ustalić potencjalny zakres oraz wpływ działań oszczędnościowych na działanie firmy. Na końcu podsumować wyniki i sprawdzić jakie będą oszczędności w połączeniu z informacją o nakładzie pracy potrzebnych do ich uzyskania – czyli sprawdzić jak to mawiali nasi przodkowie: czy warta jest skóra za wyprawkę.

Wydatki, które generują zazwyczaj największe obciążenia dla budżetu firmy, można podzielić na: koszty osobowe, koszty związane z siedzibą i zakładami przedsiębiorstwa oraz koszty energii i telekomunikacji.

Koszty osobowe to nie tylko te związane z płacami i składkami społecznymi. Trzeba je analizować także z innymi powiązanymi z pracownikami wydatkami, takimi jak np. telefony i auta służbowe, delegacje, dodatkowe szkolenia czy pakiet benefitów. Należy się zastanowić, czy liczba zatrudnionych odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy. Przecież można część zadań poddać outsourcingowi lun wykorzystać elastyczne formy pracy, oszczędzając przede wszystkim na składkach ubezpieczenia społecznego. Delegacje, tam gdzie to jest możliwe, zastąpić telekonferencjami. Wprowadzić cięcia wynagrodzeń w niestrategicznych obszarach firmy, zastępując system wynagrodzeń na bardziej motywujący.

Szerokie pole do optymalizacyjnego popisu, znaleźć można w obszarze nieruchomości firmowych. Przegląd umów najmu lokali biurowych, bądź kosztów funkcjonowania we własnym budynku, powinien być pierwszą czynnością w tym zakresie. Może się okazać, że przeniesienie się z własnej lokalizacji do wynajmowanej, może być korzystniejszym rozwiązaniem, zwłaszcza gdy np. uzyskane w ten sposób miejsce, można przeznaczyć na działalność stricte przychodową. Z kolei funkcjonowanie w warunkach wynajmu, zwłaszcza wieloletniego, prowokuje sytuację nieustannego podnoszenia cen za wynajem i obsługę. Renegocjacje kontraktów lub szukanie nowych lokali, zwłaszcza w sytuacji rosnącej podaży powierzchni komercyjnej, są podstawowym działaniem. A może po prostu wystarczy wynajem biur „na godziny”, lub w środowisku co-workingowym?

Przy tej okazji poddajmy kontroli kosztu funkcjonowania biura i administracji, od wydajności drukarek zaczynając a na ilości zużywanego papieru kończąc. Podobnie ma się rzecz z abonamentami telefonicznymi i serwis IT oraz kosztami oprogramowania– intensywna konkurencja na tym rynku wzmacnia pozycję dużego nabywcy tych usług.

Z lokalami, związane są też koszty utrzymania powierzchni (sprzątanie, utrzymanie ruchu, konserwacja). Tu należy z dużą ostrożnością sprawdzić, czy zmiana modelu nie odbije się na jakości usług.

O duże oszczędności można powalczyć, na rynku energii. Nie tylko korzystna koniunktura wpływa na obniżkę cen, to jeszcze rośnie konkurencja. Do tego warto przystąpić lub stworzyć grupę zakupową, która wynegocjuje dużo wyższy rabat dla swoich uczestników. Warto stosować nowoczesne narzędzia optymalizacji zakupowej, zresztą także w innych ważnych dla firmy obszarach.

Bardzo ważnym elementem optymalizacji, który zostawić należy na koniec jest przegląd procedur zarządzania i schematu organizacyjnego, gdyż ich niedoskonałości przekładają się wprost na zwiększenie, najczęściej zupełnie niepotrzebnych, kosztów.

Kategorie: FINANSE FIRMY,